大合规时代，企业制度建设实践的反思和盘点
制度有狭义和广义之分。狭义的定义是指规程或准则，就是我们通常所指的规章制度；广义的制度是指体制，即由众多关系和准则构成的社会系统。
从现实使用的情况来看，“制度”一词存在两种解释：一种是“要求成组织成员共同遵守的、按照一定程序办事的规程或行动准则”，例如奖惩制度、考勤制度、薪酬制度等，另一种是“在一定历史条件下形成的政治、经济、文化等各方面的体系”，例如社会主义制度、资本主义制度等。
对企业制度而言，“制度”显然是基于管理学领域的概念，基本上可以将“制度”定义为：反映企业内部组织、管理、经济关系和运行发展状况的规定、规程、标准和行动准则的。
从企业的角度来看，企业各项规章制度，是对企业经营管理活动的规范和要求，是企业生产经营活动中共同遵守的行为准则的总称，是企业规范运作的重要基础，既是对员工行为的规范要求，也是维护员工共同利益的强制手段，同时也是实现企业目标的有力措施和重要保障。
企业制度往往是企业过往成功经验和管理方法的不断积累，通过制度建设可以使之得到继承和发扬，因此企业制度建设的重要性不言而喻。
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企业制度建设存在的“六个问题”
现实中，很多企业在经营、管理以及业务开展过程中，因某些人的行为不当、不妥引发问题，甚至非常不利的商业后果或者严重的法律后果，多数情况和制度建设有关。纵观当下不少企业的制度建设，普遍在以下方面存在或多或少的问题：
1. 体系问题
很多人认为制度数量多意味着制度完善，但实际上制度体系是否完善，不能以数量多寡而论，更多的则要看“制度内容”是否满足经营管理的需求。
在一些企业，尤其是集团化企业，制度管理的体系化、系统化不够。未开展系统的制度体系建设工作，所使用的制度都是各级企业根据日常运营管理的需要而制定和颁布的，并未形成系统化的管理制度体系，对制度体系的建设也没有长远的考虑。随着各级企业制度颁布越来越多，制度之间的衔接、配合存在较多的问题。
2. 内容问题
一是不同制度之间出现冲突。现实中企业的制度内容不完善，大多源于企业未根据内外部环境、战略目标、业务活动和管理要求而进行整体规划。有的企业制度建设责任不明确不合理，也会造成制度内容的不协调、相冲突。有的企业制度建设政出多门，各部门各自制定职能范围内制度，最后也会造成制度间的衔接和匹配性较差，甚至彼此矛盾。
二是部分制度之间交叉重叠。多数企业的制度采取职能部门制定、分管领导签发的方式，这种程序容易导致制度发布的“本位主义”。由于缺乏部门间沟通，制度在制定中带有浓厚的部门色彩；同时，由于各部门各自为战，也容易导致政出多门、制度内容交叉重叠甚至矛盾的情况，导致执行部门或个人无所适从。
三是制度内容不够全面，存在一定漏洞。有的企业主体制定者对制度的认知不准确，在制定时太宽泛，当出现了漏洞、不好执行时，则又不断以“补充通知”的形式“打补丁”应付，结果严重破坏了制度内容的严谨性、严肃性。
3. 形式问题
从结构方面来看，一些企业的制度管理层级不清晰，甚至没有分层分级。各个主体发布的制度文件混杂在一起，重要性、管理内容、适用范围大小不一，彼此没有承接关系，体系较为混乱，接收制度的部门或个人不容易发现制度的核心和重点，在完成一项工作需要具体查阅制度的时候重复劳动。
从体例、格式方面来看，管理制度作为一种特殊文体，制订程序、格式和文字表述均有严格的要求，由于多级企业制度管理主体的多元化，往往导致制度形式的规范性不强，大量制度中存在名称使用不规范、行文格式不规范、内容表述不清晰等问题。
4. 操作问题
由于制度制订的专业能力不足，以及制订过程中缺乏必要的信息收集与科学论证，很多企业在制度管理中采取“模着石头过河”“错了不行再重来”的做法，再加上制度制订中的部门主义，结果导致制度的可操作性不强，大量制度颁布后因为无法实施而不了了之。
5. 管理问题
实践中，一些企业往往存在着制度管理环节不完善的现象。比如存在缺乏制度宣贯，制度执行过程中形多实少、流于形式，制度执行反馈与评估不足，缺乏制度执行的监督措施，对制度执行检查考核不力等现象。
此外，一些企业的制度管理往往缺乏组织保障，没有具体的责任部门，缺乏对制度建设的管理规范，制度的立、改、废等缺乏相应流程，也没有监督考核机制，导致颁布的大量制度没有得到有效的执行。
6. 更新问题
现实中，经常看到企业制定于十几年前的制度，期间企业的内外部环境、业务经营、组织机构发生了大量变化，但其管理制度并未进行及时修订，经常出现有制度不适用、找不到某个制度的管理主体部门、现有的工作流程早已不同于制度中的要求等，最后在管理过程中只能一事一议，这些制度名存实亡。
对于企业来讲，定期对制度进行梳理、优化、修订至关重要。
有什么样的企业管理制度、有什么样的企业管理制度的实施效果就有什么样的发展成效。规范性与创新性的企业管理制度也是企业核心竞争力的一个重要组成部分。
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企业制度建设的“五个原则”
市场经济是“法治经济”。对于企业来讲，“法治”的本质在于尊重、遵守规则，一切按规则办事。这里的规则，有两个方面的含义，一是企业外部的法律法规，二是企业内部的规章制度。对外遵守法律法规，按法律法规办事；对内遵守规章制度，按规章制度办事。
如同法治建设一样，企业规章制度建设也应遵循十六字原则，即“有章可依、有章必依、执章必严、违章必究”。具体来说，结合正、反两方面的案例，企业在制度建设过程中，应秉持以下原则：
1. 立足实际原则
制度体系的建设要根据企业实际和企业发展目标来决定，要从本企业职工的行为实际出发，以便制定的规章制度能够对良好的行为习惯产生激励和正强化作用，对不良的行为习惯产生约束和负强化作用，使得执行规章制度的结果能够达到企业预期的强化或改造职工行为习惯的目的。切忌照搬其他企业的规章制度，每个企业的实际千差万别，防止“淮南为橘，淮北为枳”。
2. 依法制定原则
《宪法》及其他法律法规赋予了企业内部自主管理权，制定和实施内部规章制度，是企业在自主权限内用规范化、制度化的方法对劳动过程、劳动者进行组织和管理的行为。对企业来说，企业内部规章制度是法律、法规的延伸和具体化，规章制度必须符合国家法律、社会公德，体现法律法规的具体要求，把法律法规落实到企业内部。
3. 民主制定原则
由于很多企业制度的管理对象是与之建立劳动关系的员工，而劳动法对约束员工的规章制度制定过程提出了明确的要求。因此，企业在制定涉及职工切身利益的规章制度时，要充分听取职工代表和工会意见，走民主制定程序。
从另外一个方面讲，一个规章制度如果在酝酿过程就充分征求、听取职工意见，那么制度颁布后，职工的接受度就会较高，有利于规章制度的执行，同时也利于增强企业凝聚力和职工的归属感，实现企业整体利益与职工个人价值的完美统一。
4. 清晰理解原则
规章制度体系需要有顶层设计，哪些方面需要制定规章制度，哪些方面不需要制定规章制度，要有清晰设计，规章制度的数量不宜庞杂。每一个规章制度要条理清楚、文字简洁，便于职工学习、理解和对照执行，不宜连篇累牍。同时，规章制度执行要流程化、清晰明了、切实可行，便于员工股执行。
5. 长久稳定原则
一个企业的规章制度体系，要立足于企业长远的发展目标，体现和贯彻企业的经营理念和管理方针，需要具有一定稳定性。经常变化的规章制度，给人朝令夕改的印象，会削弱规章制度的权威性，让员工无所适从。
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企业制度制定的“八个步骤”
企业的制度建设，包括从起草、拟订、征求意见、审议、会签、公布、实施等一系列过程。制度实施过程中还会有不断地更新、修订和完善。因此，制度建设是一个动态循环的多闭环过程。在制度建设中，应遵循一定的规则、程序和方法，才能保障制度建设运行机制有条不紊，体现其应有的制度价值。
综合诸多企业的制度建设经验，一般需要以下步骤：
一是梳理。企业要对现有的制度进行全面的梳理，通过梳理确定本企业制度是否缺失、是否与上级规定相冲突、是否适应实际工作和管理的需要、是否可行等，从而确定需要制定和修改完善的制度。
二是调研。对需要制定和修改的制度进行广泛的调研，从而使要制定和修改的制度更加适用，绝对不能凭空想象，闭门造车。也绝对不能拿着别的企业的一些标准进行复制。否则制度就是白纸一张，对管理没有起到任何帮助。
三是策划。召开不同人员参加的会议听取意见，汇总大家意见后由主导部门拿出制定或修改制度的具体意见和方案。
四是建立。根据策划后的方案职能部门要根据上级的规定、企业的实际及领导的要求，安排专人负责起草或者修改制度，及时制定出规范合理具有可操作性的制度。
五是研讨。对新制定或修改完成的各类制度要开会进行反复研讨，充分征求各方意见，必须做到“研讨的时候合理性大于权威性、执行的时候权威性大于合理性”，让参会人员主动提出自己的意见，确保制度的合理性、规范性、有效性和可操作性等。
六是发布。对研讨通过的制度进行会签以文件形式进行发布，让所有人知道新制度的要求和标准。
七是执行。确保发布的各项制度及时、准确、全面地执行到位，必须要在执行过程中进行检查，上级主管、横向部门、稽核中心、稽核人员都可以对制度进行检查。发现不执行或者执行不到位的必须第一时间进行曝光和追责。
八是更新。针对制度执行过程中出现的新情况、新问题以及上级的新要求及时地进行修改完善，使制度始终保持在适用的状态。
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企业制度执行的“四个要点”
从人性的角度来讲，人的潜意识是不愿受约束的。几次违反制度而没有受到及时处罚后，便会产生“制度无所谓，反正违反了也没有什么了不起”的想法，慢慢对制度的严肃性持否定或无视的态度，导致企业的制度化管理最终都会流于形式，成为一纸空文。
换句话说，在制度的实施过程中，如果不能确定由谁来负责这个制度的落实和监督，会导致制度难以按照预想的目的得到落实和执行。
企业的规章制度和国家的立法是同样的道理，国家制定的法律再健全，如果人人都有法不依，执法机关违法不究，必然会造成国家的混乱，社会的动荡；企业制定的规章制度再好、再规范，如果内部成员都不遵守，相当于没有规章制度。
因此，从一定意义上说，制度制定以后能否得到不打折扣的贯彻、实施和执行，是检验制度建设成败的重要标志。
企业制度在执行中，如果能从以下要点角度予以充分关注和注意，至少将实现制度执行落实成功的一半：
1. 坚持人人平等，注意遵守制度的示范效应
规章制度面前人人平等，这句话说易行难。上至企业领导，下至普通职工，无一例外都是企业的职工，都是规章制度的适用对象，在规章制度面前大家都是平等的。企业的管理者带头遵守规章制度，以自己的一言一行影响员工，将给规章制度的执行带来巨大的示范效应。
2. 妥善处理“人治”与“法治”，树立规章制度的权威性
现实中，不少企业曾经出现受到某些领导或权威的影响，而不按正常工作流程进行的情况。很多时候，“特事特办”让一些制度成为摆设。客观地说，领导或权威的个人判断，相对于多方面经验积累而形成的程序规则，领导或权威出错的概率仍然较大。因此，在规章制度执行中，要明确这样一种制度原则，就是领导、权威要带头遵守和执行规则，充分树立和维护规章制度的权威性。
3. 做好规章制度的公示和培训
规章制度颁布以后，应及时对全体职工进行公示，提高职工的知晓度。公示是制度执行的前提，如果一个制度是职工所不知晓的，那么就谈不上执行的问题。此外，还应做好对制度的学习、培训工作，通过教育培训，使职工了解规章制度的规定，理解该项规章制度的意义和目的，为职工接受和认同规章制度打下基础。
4. 规章制度注意及时更新与时俱进
社会的发展日新月异，时代的进程突飞猛进，企业的内、外部环境不断地发生变化。一些原有的制度已不能满足企业目前管理的需要，甚至于成为企业发展的桎梏，企业要不断发展就必须废除不利于企业运行的旧制度，制定新制度，为企业注入新鲜的管理血液。企业外部的法律法规在不断的修改完善，企业内部的发展目标也在不断的修正，这就要求我们及时地修订相应规章制度，做好规章制度体系的维护工作。
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企业制度体系评估的“四个维度”
企业在生产、经营和管理活动中，通过制定相应的制度为维护其有序运行、有章可循，是企业生存和发展的必需。但一项制度好不好，有没有价值，不仅要看领导及员工的遵守情况、响应态度，看制度执行落实的情况，还需要通过科学的方法、行之有效的规则对其进行评估，以此对已制定、正实施的制度进行重新审视。
企业制度建设中，关于制度体系的评估一般从以下四个维度进行，即：规范性、完整性、系统性和操作性。
1. 规范性评估
规范性评估的重点是：制度文件的编制格式是否规范；是否与国家的法律法规相符合；是否遵循科学的管理原则，是否充分考虑到企业各项经营管理活动的发展特点与客观规律；制度管理是否有明确的权责划分及考核指标，检查措施是否完善等。
2. 完整性评估
完整性评估的重点是：制度体系是否健全；制度在纵向的深度和横向的广度方面是否足够；解决问题的具体规定和措施是否全面；是否存在“盲点”或“盲区”等。
3. 系统性评估
系统性评估的重点是：制度体系文件的层次是否清晰；各项制度之间是否存在矛盾；制度之间的配套性、关联度是否足够，接口是否清晰；整个制度体系是否缺少必要的支持性文件，如作业标准、作业指导书、岗位操作手册等。
4. 操作性评估
操作性评估的重点是：制度内容是否具有针对性；制度中涉及的定义和范围等用词是否过于宽泛，是否存在歧义；是否与企业的现状相适应，具有较强的可执行性；是否与企业文化相符合；是否对实际工作具有指导意义等。
结语
制度体系建设是企业管理重要而基础的工作，制定一套完整的企业内部管理制度，同时构建一套能够保障制度体系规范化运作的机制，是企业实现规范化管理的必要条件。
在当前“大合规时代”的时代背景下，制度建设是企业合规建设与合规管理的重要组成部分和基本的外在表现，企业制度体系建设日益成为企业发展中的根本性问题。加强制度建设，不仅成为提升企业竞争力的重要方法，更是企业践行合规管理实现高质量发展的有效途径。
作者简介
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